Cách Viết & Gửi một Email chuyên nghiệp.

Bạn là một người chuyên nghiệp, bạn biết tôn trọng bạn, và cũng muốn người khác hiểu rằng bạn tôn trọng họ... vậy bạn gửi một cái email cũng nên có điều đó

MỘT FORMAT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP

Khi bạn viết một email, tối thiểu bạn phải tuân thủ theo một format chuẩn thông thường sau:

  1. Người nhận: Gửi đúng người cần nhận, biết sử dụng công cụ CC và BCC
  2. Chủ đề: Chủ đề rõ dàng gắn gọn xúc tích nhất... phần này sẽ xuất hiện trong Inbox người nhận trước khi đọc mail của bạn
  3. Lời chào: Kính gửi:... ; Dear ....
  4. Nội dung: Nội dung nên gắn gọn, xúc tích, trình bày ý nào ra ý đó, nên gạch đầu dòng từng ý..
  5. Chứ kỹ: Nên có Lời cảm ơn, thông tin cá nhân, đơn vị bạn để thuận lợi cho người nhận mail liên hệ.
  6. File đính kèm: Nếu bạn định gửi File đính kèm, tuyết đối không lên quên file đính kèm... mọi người đánh giá rất thấp về sự lãng trí này.

Tóm lại, nếu bạn quan tâm đến hình ảnh cũng như thương hiệu cá nhân của mình thì bạn nên quan tâm đến những email mình gửi đi. Dưới đây là 8 cách Bertolo đưa ra để có một email hoàn hảo.

  1. Nghĩ trước khi viết

    Trước khi bắt đầu soạn một email, hãy nghĩ kỹ về những gì bạn định viết và liệu email ấy có thật sự hiệu quả cho mục đích viết hay không. Ví dụ như, nếu bạn đang cố gắng giải quyết các vấn đề của một ai đó thì hãy gọi điện trực tiếp cho người đó. Nếu bạn muốn giải thích một quy trình nào đó thì hãy giải thích trực tiếp, điều này sẽ hiệu quả hơn là kể về quy trình đó qua email (bạn có thể sử dụng dịch vụ như WebEx). Nếu muốn chỉ ra một vấn đề cấp bách với đồng nghiệp tại cơ quan thì hãy nói chuyện riêng với họ.

  2. Viết email thật đơn giản

    Email sẽ hiệu quả nhất đối với các yêu cầu và thông điệp đơn giản trong 2 dòng. Ví dụ như “Bạn có thể gặp mình lúc 4 giờ không?” hay “Bạn có dữ liệu này chưa?” Nếu email của bạn nằm trong một chuỗi dài có từ 2 email trở nên thì người nhận thường quên mất email gốc của bạn.

  3. Viết email ngắn

    Mọi người ưa thích sử dụng email vì sự nhanh chóng và dễ dàng. Nếu email trở nên dài hơn hoặc phức tạp hơn thì bạn sẽ mất nhiều thời gian viết hơn và khó thu hút người nhận hơn. Theo Bertolo, “nếu một email dài hơn 12 dòng và có đến 2 mạch nội dung thì bạn đang làm lãng phí thời gian cũng như đang làm nhạt dần email của mình”.

  4. Sử dụng dòng Subject

    Mọi người sử dụng các dòng subject như một thanh công cụ trong hòm thư đến để cho biết cần làm gì. Để giúp người nhận phân loại tầm quan trọng của vấn đề và hiểu rõ mục đích của email, dòng Subject cần phải rõ ràng. Hãy nói cho người nhận biết bạn muốn gì trên dòng subject. Sau đó, thay vì đánh dấu email và phân loại mức độ quan trọng của email thì người sử dụng hãy đặt hạn cuối mà người gửi muốn nhận được thư trả lời trên dòng Subject.

    • Subject tồi:

      • Quick question (câu hỏi nhanh)
      • Important, read now (quan trọng, đọc ngay)

    • Subject tốt:

      • Royal 2009 schedule announcement (Thông báo lịch học Royal 2009)

      • Thông tin tham quan chi nhánh CLBT thứ sáu 20/8

  5. Đặt cấu trúc cho email

Một email theo đúng chuẩn mực cần có phần mở đầu, phần thân và phần kết thúc email. Mục đích của email nên rõ ràng trong phần thân, trong đó nêu rõ những việc gì cần phải làm. Các câu nên chỉ có 15 từ hoặc ít hơn. Phần mở đầu và kết thúc không nên quá tổng cộng 7 dòng, còn phần thân không nên quá 5 dòng.

  1. Làm chủ email của mình

    Nên hỏi người nhận email của mình những câu hỏi như: “Tôi có thể giúp gì được hay không? Tôi đã cung cấp đủ thông tin cho bạn hay chưa?”

  2. Tránh những từ ngữ và cấu trúc khó hiểu.

    Cách bạn giao tiếp qua email cho thấy mức độ chuyên nghiệp của bạn như thế nào. Tránh những từ ngữ mang tính xúc phạm và châm biếm. Ngay cả khi ai đó gửi đến bạn một bức thư khiếm nhã thì bạn vẫn có thể trả lời thư một cách lịch sự. Bà cũng khuyến cáo nên tránh các câu hỏi mang tính phòng thủ như “Tại sao dự án của bạn lại chậm trễ như thế?”. Cách tốt nhất để xác định những vấn đề ấy là liên lạc qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp. Cũng nên tránh các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như“Tại sao bạn lại...”, “Bạn phải.....”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý với việc ...”, và “Tôi không hiểu tại sao bạn ...”. Những câu hỏi này cho thấy sự thất bại trong giao tiếp mà chắc chắn là email không thể sửa chữa những thất bại này được (hoặc ít nhất là nhanh chóng sửa chữa những thất bại này).

  3. Cẩn thận trong việc chọn Blind Copy và Reply All

    Theo Bertolo, lý do duy nhất để sử dụng Blind copy là để không làm lộ địa chỉ người nhận. Ví dụ như bạn muốn gửi email đến toàn bộ thành viên trong một hệ thống để thông báo về một công việc mới thì hãy để tất cả địa chỉ người nhận ở dạng Blind copy để mọi người không thể nhìn thấy địa chỉ email của những người khác nữa. Không sử dụng Blind copy để lén lút chia sẻ thông tin mật cho những người khác.

    Nên tránh sử dụng Reply all. Ví dụ như sếp của bạn gửi yêu cầu họp hoặc đường link đến một bài báo cho mọi người trong nhóm và bạn cần trả lời email ấy thì hãy chỉ trả lời sếp của bạn thôi. Theo Bertolo, việc trả lời tất cả sẽ làm phiền những người khác nữa.

GỬI EMAIL THẾ NÀO CHO CHUYÊN NGHIỆP

Vì vậy, khi viết email, bạn nên tùy thuộc vào hoàn cảnh, đối tượng để có cách trình bày diễn đạt linh hoạt, phù hợp.

best-regards.jpg

Link nội dung: https://dhthaibinhduong.edu.vn/form-email-chuan-a33364.html