Cách viết thư mời & Mẫu thư mời tham gia Sự kiện

Thư mời tham dự sự kiện là một loại nội dung marketing quan trọng, giúp doanh nghiệp thu hút khách hàng tiềm năng và tăng độ nhận diện thương hiệu. Bên cạnh đó, đây cũng là bước đầu tiên trong việc tổ chức một sự kiện. Nó giúp tạo ra ấn tượng đầu tiên về sự kiện của bạn đối với khách mời. Thư mời chính là cầu nối giữa người tổ chức và người được mời, giúp thiết lập mối quan hệ và tạo sự kết nối. Thêm vào đó, nó còn cung cấp các thông tin cần thiết về sự kiện, bao gồm thời gian, địa điểm, chủ đề và mục tiêu, giúp người nhận có đủ thông tin để quyết định có tham dự hay không. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết và mẫu thư mời tham dự sự kiện hiệu quả.

Giới thiệu chung

Thư mời tham dự sự kiện là gì? Các loại sự kiện cần viết thư mời?

Thư mời tham dự sự kiện là một loại văn bản được gửi đến các cá nhân hoặc tổ chức để mời họ tham dự một sự kiện nào đó. Thư mời thường bao gồm các thông tin về tên sự kiện, thời gian, địa điểm, chủ đề, đối tượng tham dự, lợi ích của việc tham dự và cách thức đăng ký tham dự…

Dưới đây là một số sự kiện cần thiết phải có thư mời như:

• Các sự kiện công việc: Hội thảo, hội nghị, buổi ra mắt sản phẩm, lễ kỷ niệm công ty… Những sự kiện này thường có quy mô lớn, có sự tham gia của nhiều người, vì vậy cần có thư mời chính thức để thể hiện tính chuyên nghiệp và tôn trọng đối với khách mời.
• Các sự kiện chính trị, xã hội: Lễ trao giải, lễ khánh thành, lễ khởi công… Những sự kiện này thường có tính chất quan trọng, có sự tham gia của nhiều nhân vật quan trọng, vì vậy cần có thư mời chính thức để đảm bảo tính trang trọng và quy củ.
• Các sự kiện văn hóa, nghệ thuật: Triển lãm, biểu diễn nghệ thuật… Những sự kiện này thường thu hút sự quan tâm của nhiều người, vì vậy cần có thư mời chính thức để tạo sự chú ý và thu hút khách mời.
• Các sự kiện cá nhân: Đám cưới, sinh nhật… Những sự kiện này thường có tính chất riêng tư, nhưng nếu muốn mời khách mời đến tham dự, thì vẫn nên gửi thư mời để thể hiện sự tôn trọng và lịch sự.

Ngoài ra, bạn có thể viết thư mời sự kiện cho một số sự kiện khác, tùy thuộc vào quy mô, tính chất và mục đích của sự kiện bạn thực hiện.

Vai trò của thư mời tham dự

Thư mời tham dự sự kiện dù nằm trong hạng mục nhỏ của một sự kiện, tuy nhiên thư mời chiếm vị trí quan trọng. Thư mời sự kiện là cơ hội để người tổ chức được thông báo về sự kiện của mình cũng như gửi một lời mời trân trọng của người tổ chức dành cho khách mời. Thư mời thể hiện sự quan tâm và mong muốn được đón tiếp khách mời tham dự sự kiện. Bên cạnh đó, thư mời sự kiện còn giúp tạo ấn tượng tốt đối với khách mời, nâng cao hình ảnh của người tổ chức và sự kiện trong mắt khách mời cũng như giúp quảng bá sự kiện một cách rộng rãi hơn.

Những tiêu chí của một thư mời tham dự sự kiện hiệu quả

Một thư mời sự kiện hiệu quả cần tuân theo một vài tiêu chí như sau:

• Thông tin đầy đủ và chính xác:
  • Thư mời cần cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết về sự kiện, bao gồm: thời gian, địa điểm, nội dung, mục đích của sự kiện… Các thông tin cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và chính xác.
  • Nội dung và mục đích chương trình: Cần được trình bày ngắn gọn, rõ ràng để khách mời có thể hiểu được mục đích chương trình của bạn tổ chức
• Cách trình bày chuyên nghiệp: Thư mời cần được thiết kế và trình bày chuyên nghiệp, thể hiện được sự tôn trọng của người tổ chức đối với khách mời. Thư mời có thể được thiết kế theo nhiều phong cách khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu và mong muốn của bạn, nhưng cũng cần phải đảm bảo tính thẩm mỹ và thể hiện được tính chất riêng biệt của sự kiện.
• Gửi thư mời đúng thời hạn: Thư mời cần được gửi đến khách mời trước thời gian diễn ra sự kiện ít nhất 2 tuần để khách mời có thể sắp xếp thời gian tham dự.
• Thu hút sự chú ý của khách mời: Thư mời cần được viết một cách hấp dẫn, thu hút sự chú ý của khách mời. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng ngôn ngữ súc tích, ngắn gọn, sử dụng các hình ảnh và thiết kế bắt mắt…
• Tạo cảm giác mong muốn tham dự: Thư mời cần thể hiện được những lợi ích mà khách mời có thể nhận được khi tham dự sự kiện. Điều này sẽ giúp khách mời có động lực tham dự sự kiện.

Việc đáp ứng được những tiêu chí trên sẽ giúp thư mời tham dự sự kiện của bạn trở nên hiệu quả hơn, thu hút được nhiều khách mời tham dự và góp phần thành công cho sự kiện của bạn.

Cách viết thư mời tham dự sự kiện

Nghiên cứu kĩ về sự kiện

Trước khi tiến hành viết thư mời cho bất kì sự kiện nào đó, bạn cần nghiên cứu kĩ về nội dung truyền tải, lợi ích của sự kiện đó để tránh đưa ra những thông tin sai lệch, xa rời với mục đích thực của sự kiện. Bên cạnh đó, hãy đảm bảo rằng thư mời của bạn phải phù hợp với đối tượng và đưa ra thông tin thu hút khán giả

Xác định đối tượng khách mời

Đối tượng khách mời được xác định dựa vào mục đích, nội dung và quy trình tổ chức sự kiện. Nếu chỉ là sự kiện cá nhân, quy mô nhỏ thì khách mời là người thân, bạn bè của chủ tiệc. Sự kiện tổ chức trong nội bộ công ty thì khách mời sẽ là nhân viên công ty hoặc nếu sự kiện bạn tổ chức có quy mô lớn, hướng tới cộng đồng thì khách mời sẽ là khán giả, công chúng thích thú với nội dung sự kiện của bạn.

Lập kế hoạch nội dung và lên bố cục thư mời

Trước khi tiến hành lên bố cục thư mời, bạn cần ghi nhớ rằng thư mời bạn viết sẽ đưa tới đối tượng nào, những thông tin nào cần được truyền tải trong thư mời?

Các thông tin cơ bản trong thư mời bao gồm:

• Tên sự kiện
• Mục đích của sự kiện
• Thời gian, địa điểm, lịch trình của sự kiện
• Nội dung của sự kiện
• Thông tin liên hệ

Ngoài ra, một vài thông tin khác có thể thêm vào thư mời như:

• Lý do khách mời nên tham dự sự kiện
• Lợi ích của việc tham dự sự kiện
• Yêu cầu đối với khách mời (ví dụ: trang phục, trang bị,…)

Sau đó, bạn sẽ có cơ sở để lập bố cục thư mời sự kiện của mình. Bố cục thư mời cần được sắp xếp hợp lý, khoa học để khách mời dễ dàng tiếp nhận thông tin. Một số bố cục thư mời phổ biến bao gồm:

• Bố cục theo thời gian: Đầu tiên là thông tin về thời gian, địa điểm, lịch trình của sự kiện. Sau đó là thông tin về nội dung, mục đích và lý do khách mời nên tham dự sự kiện.
• Bố cục theo nội dung: Đầu tiên là thông tin về mục đích, nội dung của sự kiện. Sau đó là thông tin về thời gian, địa điểm, lịch trình và lợi ích của việc tham dự sự kiện.

Để lập kế hoạch bố cục thư mời sự kiện, cần thực hiện các bước sau:

Chọn kích thước và định dạng thư mời

Kích thước và định dạng thư mời cần phù hợp với mục đích và đối tượng mục tiêu của thư mời. Ví dụ, nếu bạn muốn gửi thư mời qua email, bạn có thể sử dụng định dạng PDF hoặc Word. Nếu bạn muốn gửi thư mời qua bưu điện, bạn có thể sử dụng định dạng in giấy A4 hoặc A5.

Chọn phông chữ và màu sắc

Phông chữ và màu sắc cần được lựa chọn phù hợp với nội dung và mục đích của thư mời. Ví dụ, nếu bạn muốn tạo cảm giác trang trọng, bạn có thể sử dụng phông chữ Serif và màu sắc tối. Nếu bạn muốn tạo cảm giác năng động, bạn có thể sử dụng phông chữ Sans Serif và màu sắc sáng.

Sử dụng hình ảnh

Hình ảnh có thể giúp thu hút sự chú ý của khách mời và giúp họ hiểu rõ hơn về nội dung của sự kiện. Tuy nhiên, bạn cần sử dụng hình ảnh phù hợp với nội dung và mục đích của thư mời.

Thêm các yếu tố khác

Bạn có thể thêm các yếu tố khác vào thư mời như:

• Logo của công ty
• Thông tin liên hệ
• Mã QR

Lưu ý khi lập kế hoạch nội dung và bố cục thư mời sự kiện

• Thư mời cần ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu.
• Ngôn ngữ trong thư mời cần chuyên nghiệp và lịch sự.
• Tránh sử dụng quá nhiều thông tin hoặc hình ảnh trong thư mời.
• Gửi thư mời sớm để khách mời có thời gian chuẩn bị.

Viết thư mời

Mỗi loại thư mời đều có những cách viết và triển khai khác nhau. Để tạo thu hút cho khách mời sự kiện của bạn, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định thông tin cần thiết trong thư mời

Trước khi bắt đầu viết thư mời, bạn cần xác định những thông tin cần thiết cần cung cấp cho khách mời, bao gồm như:

• Tên sự kiện: Tên sự kiện cần được viết rõ ràng, dễ hiểu, thể hiện được nội dung và mục đích của sự kiện.
• Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện: Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện cần được ghi rõ ràng, cụ thể để khách mời có thể dễ dàng nắm bắt.
• Nội dung và mục đích của sự kiện: Nội dung và mục đích của sự kiện cần được trình bày ngắn gọn, rõ ràng để khách mời có thể hiểu được những gì sẽ diễn ra tại sự kiện.
• Lợi ích mà khách mời có thể nhận được khi tham dự sự kiện: Lợi ích mà khách mời có thể nhận được khi tham dự sự kiện cần được nêu rõ để khách mời có động lực tham dự.

Bước 2: Lựa chọn ngôn ngữ và phong cách viết

Ngôn ngữ và phong cách viết thư mời cần phù hợp với tính chất và concept của sự kiện. Nếu sự kiện mang tính chất trang trọng, bạn nên sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự. Nếu sự kiện mang tính chất thân thiện, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ thân thiện, gần gũi.

Bước 3: Viết nội dung thư mời

Nội dung thư mời cần được trình bày rõ ràng, ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu. Bạn nên bắt đầu thư mời bằng lời chào thân ái, tiếp theo là giới thiệu về sự kiện, cuối cùng là lời mời tham dự và thông tin liên hệ.

Bước 4: Thiết kế và trình bày thư mời

Thư mời cần được thiết kế và trình bày chuyên nghiệp, thể hiện được sự tôn trọng của người tổ chức đối với khách mời. Bạn có thể sử dụng các hình ảnh và thiết kế bắt mắt để thu hút sự chú ý của khách mời.

Bước 5: Gửi thư mời

Thư mời cần được gửi đến khách mời trước thời gian diễn ra sự kiện ít nhất 2 tuần để khách mời có thể sắp xếp thời gian tham dự.

Mẫu thư mời chi tiết tham dự sự kiện

Mẫu thư mời hội nghị

Tiêu đề: Thư mời tham dự hội nghị [Tên hội nghị]

Kính gửi: [Tên khách mời]

[Tên tổ chức] trân trọng kính mời [tên khách mời] tham dự hội nghị [tên hội nghị] với chủ đề [chủ đề hội nghị].

Hội nghị sẽ được tổ chức vào [ngày giờ] tại [địa điểm]. Hội nghị là nơi quy tụ các chuyên gia, nhà khoa học, doanh nhân hàng đầu trong lĩnh vực [lĩnh vực hội nghị] để thảo luận, chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm về [nội dung hội nghị].

Tham dự hội nghị, [tên khách mời] sẽ có cơ hội:

• Tìm hiểu những xu hướng mới nhất trong lĩnh vực [lĩnh vực hội nghị]
• Giao lưu, kết nối với các chuyên gia, nhà khoa học, doanh nhân hàng đầu trong lĩnh vực
• Tạo cơ hội hợp tác, phát triển kinh doanh

Để đăng ký tham dự hội nghị, [tên khách mời] vui lòng gửi thông tin cá nhân về địa chỉ [địa chỉ] hoặc email [email].

Trân trọng,

[Tên tổ chức]

Tùy theo từng hội nghị cụ thể, bạn có thể bổ sung thêm các thông tin cần thiết sau vào thư mời:

• Thông tin về agenda chương trình hội nghị
• Thông tin về chi phí tham dự hội nghị
• Thông tin về cách thức đăng ký tham dự hội nghị

Dưới đây là một số gợi ý cụ thể để viết một thư mời tham dự hội nghị hiệu quả:

• Tiêu đề: Tiêu đề thư mời nên ngắn gọn, súc tích và có chứa từ khóa chính. Ví dụ: “Thư mời tham dự hội nghị [tên hội nghị]”
• Lời chào: Lời chào nên được gửi đến đúng đối tượng khách mời. Ví dụ: “Kính gửi quý khách hàng, quý đối tác, quý chuyên gia, nhà khoa học, doanh nhân…”
• Nội dung thư mời: Nội dung thư mời nên nêu rõ các thông tin quan trọng về hội nghị, bao gồm:

• Tên hội nghị
• Chủ đề hội nghị
• Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị
• Nội dung hội nghị
• Mục đích của hội nghị
• Lợi ích của việc tham dự hội nghị

• Lời kêu gọi hành động: Lời kêu gọi hành động nên thể hiện rõ ràng, cụ thể. Ví dụ: “Để đăng ký tham dự hội nghị, quý khách vui lòng gửi thông tin cá nhân về địa chỉ [địa chỉ] hoặc email [email].”
• Kết thúc: Kết thúc thư mời nên thể hiện lời cảm ơn và mong muốn được tiếp tục hợp tác. Ví dụ: “Trân trọng cảm ơn và mong sớm nhận được phản hồi của quý khách.”

Bằng cách đáp ứng được các tiêu chí trên, bạn sẽ có thể viết được một thư mời tham dự hội nghị hiệu quả, giúp thu hút sự quan tâm và tham gia của đông đảo khách mời.

Mẫu thư mời họp báo

Kính gửi: Quý vị phóng viên, nhà báo, khách tham dự

[Tên đơn vị tổ chức] trân trọng kính mời quý vị phóng viên, nhà báo, khách tham dự họp báo công bố [tên sự kiện].

Thời gian: Ngày - tháng - năm

Địa điểm: [Địa điểm]

Nội dung:

[Nội dung họp báo]

Trân trọng cảm ơn quý vị đã dành thời gian tham dự. Kính chúc quý vị sức khỏe và thành công.

[Tên người liên hệ]

[Chức vụ]

[Thông tin liên hệ]

Mẫu thư mời khai trương

Kính gửi quý khách hàng,

[Tên đơn vị tổ chức] trân trọng kính mời quý khách hàng tham dự lễ khai trương [tên cửa hàng, công ty].

Lễ khai trương sẽ được tổ chức vào lúc [thời gian] tại [địa điểm tổ chức].

Trong khuôn khổ lễ khai trương, chúng tôi sẽ có nhiều chương trình khuyến mãi hấp dẫn dành cho quý khách hàng.

Trân trọng cảm ơn quý khách hàng đã dành thời gian tham dự. Kính chúc quý khách sức khỏe và thành công.

[Tên đơn vị tổ chức]

Lưu ý khi viết thư mời tham dự sự kiện

Thư mời tham dự cần lưu ý một vài những điểm sau:

• Tiêu đề: Tiêu đề thư mời cần viết một cách ngắn gọn, súc tích và thể hiện rõ ràng mục đích của thư mời.

Ví dụ: “Thân mời quý vị tham dự lễ khai trương”, “Kính mời quý khách tham dự hội thảo”, “Thư mời phỏng vấn”.

• Phần mở đầu: Phần mở đầu thường bắt đầu bằng lời chào và lời giới thiệu từ đơn vị tổ chức. Lời chào cần thân thiện, lịch sự, trang trọng và phù hợp với đối tượng được mời.

Ví dụ: “Kính gửi quý khách hàng”, “Thân gửi quý khách”.

• Nội dung: Nội dung thư mời cần cung cấp đầy đủ các thông tin quan trọng về sự kiện, hoạt động mà người được mời sẽ tham gia. Các thông tin cần bao gồm:

• Tên sự kiện, các hoạt động trong sự kiện
• Mục đích, lợi ích của sự kiện
• Thời gian, địa điểm tổ chức
• Nội dung chương trình
• Các thông tin cần thiết khác (nếu có)

• Phần kết: Phần kết thường là lời cảm ơn và lời chúc.

Ví dụ: “Trân trọng cảm ơn quý khách đã dành thời gian tham dự. Kính chúc quý vị sức khỏe và thành công”.

Ngoài ra, khi viết thư mời, cần lưu ý những điểm sau:

• Ngôn ngữ: Ngôn ngữ trong thư mời cần lịch sự, trang trọng và phù hợp với các đối tượng được mời.
• Chính tả: Cần kiểm tra kỹ chính tả và ngữ pháp trước khi gửi thư mời.
• Thời gian gửi: Thư mời nên được gửi sớm trước ngày diễn ra sự kiện để người được mời có thời gian chuẩn bị, tối thiểu trước 2 tuần tổ chức sự kiện.

Trên đây là những gợi ý của Newday Media cung cấp về cách triển khai và một vài lưu ý cần thiết khi thực hiện chương trình Gala Dinner. Nếu bạn đang gặp vấn đề về ý tưởng hay cách triển khai nào và thông tin chi tiết có thể liên hệ với Newday. Newday Media sẽ giúp các bạn hoàn thành ý tưởng một cách hoàn hảo.

Với gần 15 năm kinh nghiệm trong ngành Truyền thông & Sự kiện, Newday Media từng hợp tác, triển khai bộ nhận diện thương hiệu cho nhiều đơn vị lớn như GELEXIMCO, C.P, VBCWE,… dựa trên tinh thần sáng tạo và tính cách đặc trưng của doanh nghiệp.

Để được tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ tổ chức sự kiện, quý đối tác/khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại: 0904.033.333/ 0962.577.770 hoặc để lại thông tin Tại đây.