Kỹ năng cần có của người làm BA (Tập 3)

Hế lôôôôô anh em!

Tiếp theo hai tập trước, đây là tập thứ 3 của chuỗi bài note: Những kỹ năng cần có của người làm Business Analyst.

Nếu chưa đọc tập 1 và tập 2 thì đừng bỏ qua nhé anh em.

• Tập 1: Analytical thinking
• Tập 2: Communication

Review nội dung trước đó:

TỔNG QUAN

1. ANALYTICAL THINKING 1.1. Conceptual & Visual Thinking 1.2. Creative & Innovative 1.3. Problem Solving 1.4. Decision Making 1.5. System Thinking

2. COMMUNICATION 2.1. Verbal 2.2. Listening

…

2.3. Body Language

Body Language là ngôn ngữ hình thể.

Đây là đề tài rất chuyên sâu nên anh em cứ Google thêm nhé. Riêng với BA thì mình có những điểm cần chú ý như sau:

Cử chỉ

Mỗi sáng vô công ty, mình quan sát thấy có những người:

• Bước zô công ty một cái là cả một vùng trời rực rỡ, tỏa ánh hào quang chói lòa.
• Còn có những người, đi tới đâu là tối thui tới đó, nhìn nó cứ bèo nhèo sao đó.

Vì sao? Vì nó nằm ở cách đi đứng của mình, tư thế lưng có thẳng, có tự tin hay không. Ngồi làm việc cổ có gục xuống không, lưng có khòm hay không.

Nhiều lúc nhìn tư thế làm việc, cũng đủ để biết được anh em có đang máu lửa, hăng say hay không. Hoặc ngồi meeting mà tay thì cứ nhịp, đùi thì rung muốn gãy ghế thì cũng không ổn.

Cũng là trong buổi meeting, anh em nên tránh khoanh chéo tay, hoặc nói thì phải nhìn vào mắt người đối diện, tránh lãng đi chỗ khác nhiều.

Tức, những thứ nhỏ nhỏ như cử chỉ cũng ảnh hưởng nhiều đến tinh thần làm việc của mình. Không những thế, cái tiêu cực nó cũng rất dễ lây lan cho đồng đội xung quanh.

Cách bắt tay

Làm BA, anh em sẽ có nhiều cơ hội gặp khách hàng, gặp partner, nên món nghề bắt tay sẽ được dùng khá nhiều. Cái bắt tay có chắc, có tự tin hay không sẽ dễ gây ấn tượng ban đầu với khách hàng.

Khoản này mình khá cùi bắp, vì trước giờ lười thực hành nên chắc cũng không có nhiều cái hay ho để kể với anh em.

Tuy nhiên nói về cái bắt tay tệ thì mình nhiều lắm.

Đối với khách hàng là nam, mình rất hay quên bắt tay sau khi làm việc.

Còn nữ thì mình cũng chưa quen việc bắt tay cho lắm.

Hoặc có những lần bắt tay với những người lớn tuổi hơn, thì mình lại quên kê tay trái chêm dưới tay phải cho lịch sự (bố láo thế không biếttt).

Và cũng có lần, mình ngồi bên này, nhưng lại chồm qua bên kia để bắt tay, vâng vâng và vâng vâng.

Do đó, anh em nhớ quan sát, chú ý học hỏi kỹ những điểm nhỏ nhỏ này, đây là những điểm mà người khác rất dễ có cái nhìn không tốt về mình.

Ánh mắt

Khi nói chuyện 1 với 1, hoặc 1 với 1 đống, thì ánh mắt lúc nào cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng.

Anh em thử để ý xem, những người nói chuyện mà dễ gây cảm hứng, dễ truyền năng lượng cho người khác thì ánh mắt của họ lúc nào cũng đầy sức sống và truyền cảm hứng hết.

Nên làm để rèn luyện

✅ Tập bắt tay với đồng nghiệp, bạn bè ==> cảm nhận nhịp cái bắt tay; tập bắt với nhiều người, thuộc nhiều đối tượng khác nhau. ✅ Lúc present, tập đưa mắt nhìn hết cả phòng, nhìn hết mọi ánh mắt để tạo sự liên kết với họ ==> nhìn riết rồi sẽ quen ==> dễ truyền đạt hiệu quả hơn. ✅ Hạn chế rung đùi. Mặc dù rung đùi là thể hiện anh em đang đồng tình quan điểm, nhưng rung mạnh quá thì nhìn hãm lắm. ✅ Tìm đọc thêm tài liệu về Body Language >> tìm chỗ thực hành theo.

2.4. Writing

Kỹ năng sau cùng trong nhóm kỹ năng Giao tiếp là Kỹ năng Viết. Viết là một thứ hằng ngày của người làm Business Analyst.

Anh em trao đổi mail hằng ngày ==> cần phải viết

Anh em xác nhận một cái gì đó với khách hàng qua mail ==> cần phải viết

Anh em mô tả, tóm gọn task trên Jira/ Microsoft Teams ==> cũng cần phải viết sao cho gọn, cho súc tích

Anh em làm document: làm user manual, viết test case, viết tài liệu đặc tả ==> càng cần phải viết cho hay, cho gãy gọn, nhưng vẫn diễn đạt đúng ý. Viết A là người đọc hiểu A, chứ không còn cách hiểu B hay C nào khác.

Hoặc gửi mail yêu cầu tăng lương, xin nghỉ việc, hoặc xin nghỉ phép dài hạn… ==> viết càng hay, càng logic, càng hợp lý ==> càng dễ được chấp thuận.

Và một trong những điều quan trọng nhất là: khi nói, anh em sẽ không có nhiều thời gian bằng khi viết.

Nên thời gian suy nghĩ, để nói sao cho hay, cho gọn khi nói sẽ ít hơn khi viết.

Do đó nếu tập viết tốt, kỹ năng nói của anh em cũng sẽ được hưởng sái, tăng lên rất nhiều.

Vì thời gian trau chuốt câu từ đã được thực hiện nhiều khi viết. Viết nhiều, dần sẽ thành quen. Và khi nói, anh em sẽ tự bản năng nói ra những câu từ đã được trau chuốt trước đó ?

Nên làm để rèn luyện

✅ Muốn viết cho hay thì phải tham khảo nhiều ==> tập đọc, cố gắng hình thành thói quen đọc (đọc báo, đọc blogs, đọc tiểu thuyết, hoặc đọc trên Medium, Quora…) ✅ Khi đã tham khảo được nhiều, thì anh em phải tự viết ra để những gì tham khảo được nó trở thành của mình ==> tập viết trên Spiderum, trên Medium, trên các group, diễn đàn, hoặc viết blog, vâng vâng… ✅ Sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả, cách hành văn, ngữ pháp như Grammarly, Microsoft Word. ✅ Đọc, tham khảo nhiều cách làm document của các senior đi trước; xem cách họ viết, tổ chức document sao cho hiệu quả ==> copy làm theo. ✅ Với BA, cứ luôn nhẩm trong đầu: viết là nghề của mình, nên phải viết cho đàng hoàng. Viết xong đọc đi đọc lại thấy không chản thì ổn.

Vậy là chúng ta đã đi được 2 nhóm:

• Analytical Thinking
• Communication

Nhóm kỹ năng thứ 3 sẽ là…

Đây là nhóm kỹ năng bắt buộc với người làm BA, không ít thì nhiều.

Một cách ngắn gọn, Business Knowledge là nhóm kiến thức liên quan đến NGHIỆP VỤ của khách hàng, mà người làm BA (chứ không phải Dev, QA, hay QC) phải thật sự nắm kỹ.

Nắm kỹ để làm gì?

Để có thể trao đổi, tư vấn và tìm ra giải pháp công nghệ nào đó áp dụng cho khách hàng.

Sẽ chẳng có một CFO, hoặc một kế toán nào chịu ngồi trao đổi, thảo luận với anh em về vấn đề của họ nếu anh em không nắm rõ những khái niệm, nguyên lý căn bản trong lĩnh vực của họ cả.

Những thứ như General Ledger, Trial Balance, Chart of Accounts, Account Payable - Receivable là gì phải nắm rõ. Vì không thể nào, khách hàng nói đến đâu là mình lại hỏi ngược đến đó được.

Đó chỉ là yêu cầu ở mức căn bản. Hơn thế nữa, khách hàng luôn cần mình ở vai trò tư vấn cho họ.

Mà để tư vấn được, đòi hỏi anh em phải có kinh nghiệm thực tế làm những thứ đó. Chứ không có ba láp ba xàm, chưa làm mà chém gió là không được.

Sẽ không ít khách hàng, một cách thật tình nhất, họ sẽ hỏi rõ hồ sơ năng lực của team dự án. Xem thử anh này có kiến thức, kinh nghiệm, trong lĩnh vực đang làm hay không.

Trong ngành bán lẻ, mình là một tờ giấy trắng, vì mình chưa từng làm một dự án triển khai hệ thống bán lẻ nào; cũng như chưa từng làm trong lĩnh vực bán lẻ bao giờ.

Có lần mình gặp khách hàng, cô President cứ liên tục hỏi về độ chín của các thành viên trong team. Hỏi về mức độ am hiểu ngành Retail nói chung, và lĩnh vực thời trang của cổ nói riêng.

Nếu chưa có kinh nghiệm, anh em hãy cứ trả lời thật tình. Đừng chém, vì trước mặt mình toàn là experts. Chém bậy thì chỉ cần 1-2 câu hỏi lại là mình bị chém cho banh xác.

Trước giờ mình làm CRM, việc làm CRM cho ngành bán lẻ thời trang nó khác, sản xuất nó khác, giáo dục, thậm chí y tế càng khác nữa. Nếu chỉ làm CRM cho sản xuất, mà đi áp vô tội vạ những đặc thù CRM đó cho thời trang, giáo dục, hay y tế, mà không chịu research trước thì rất nguy hiểm.

…

Tóm gọn, trên thế giới này có cả trăm ngành nghề, trăm lĩnh vực. Cả cuộc đời 40 năm đi làm thì họa may chúng ta chỉ master được ở MỘT số lĩnh vực nhất định mà thôi.

Rèn cho chắc chuyên môn của mình, và liên tục update xu thế là cách đi mình nghĩ an toàn nhất.

BABOK định nghĩa rất nhiều kỹ năng nhỏ trong nhóm Business Knowledge, bao gồm:

• Business Acumen: độ nhạy bén trong nghiệp vụ
• Industry Knowledge: kiến thức ngành
• Organization Knowledge: kiến thức tổng quan về khách hàng (về turnover, goals, structure…, nhìn chung là thông tin ở cấp độ high-level)
• Solution Knowledge: kiến thức về những giải pháp mang lại cho khách hàng
• Methodology Knowledge: kiến thức về các phương pháp luận triển khai dự án.

À mà khoan…

Bài viết về những kỹ năng cần thiết của BA, mà sao lại có nhóm kiến thức kiến ngủ gì ở đây?!?

Một cách dễ hiểu thì đây là những kỹ năng đòi hỏi ở một người làm công việc BA. Đó là kỹ năng làm sao để anh em có được những kiến thức này.

Nói về “làm sao” thì có nhiều cách:

• Đó có thể là từ kinh nghiệm đi làm thực tế trước đó của anh em, trước khi chuyển sang làm BA.
• Đó có thể là cách anh em nghiên cứu trước khi tiếp cận dự án (qua google, qua đồng nghiệp, qua bạn bè, qua người thân…)
• Hoặc đó có thể là những gì anh em quan sát được trong cuộc sống hằng ngày, và tự đút kết cho bản thân…

Có thể hiểu đây là nhóm kỹ năng cứng, nó là những thứ anh em có thể làm để gặt được nhóm kiến thức chuyên môn này, kiến thức về nghiệp vụ.

Trong phạm vi bài note này, mình chỉ muốn nhấn mạnh 2 kỹ năng cần có trong nhóm Business Knowledge đối với BA. Vì theo mình, nó là những thứ cần nhất, thiết thực nhất. Và cũng là khó để rèn luyện, học hỏi nhất.

Đó là…

3.1. Industry Knowledge

Industry Knowledge, hay còn gọi la Domain Knowledge là kiến thức ngành. Kiến thức ngành giúp cho anh em BA chúng ta hiểu được:

• Các best practice mà người ta hay làm trong ngành này
• Những thứ khó khăn, paint point nhất của ngành này
• Những quy định trong ngành
• Và những quy trình nghiệp vụ cơ bản phải có trong ngành.
• Hay thậm chí, là những thủ thuật chui rút, đường tắt (hợp lệ hay không thì chưa biết) mà thị trường hay làm.

Những câu hỏi anh em có thể đặt ra để hiểu hơn về Industry Knowledge của khách hàng như:

1. Trong ngành này, ai đang là người dẫn đầu?
2. Ai là người thúc đẩy, thay đổi cuộc chơi trong ngành?
3. Sản phẩm/ dịch vụ của các đối thủ trong ngành khác nhau - giống nhau như thế nào?
4. Lấy một vài tên tuổi trong ngành ra, và xem xét những thông tin sau:
   • Supplier của họ là ai?
   • Các best practice mà họ đang áp dụng?
   • Hạ tầng IT của họ ra sao?
   • Business Application của họ có những gì?
   • BOD gồm những người nào, thông tin cá nhân, mindet của họ ra sao?
5. Xem xét những khía cạnh khác có thể ảnh hưởng tới như: chính trị, thiên tai, chuyện nội bộ của khách hàng…?
6. Đối tượng khách hàng của khách hàng mà mình đang làm là ai?
7. Hiểu tổng quan về chu trình: production >> marketing >> sales của họ (vì đây là thứ khác biệt rõ nhất giữa các ngành nghề).

Như đợt rồi team mình đang tìm hiểu một khách hàng thuộc ngành giáo dục thì buộc phải dừng lại. Do tìm hiểu một hồi thì mới biết rằng: khách hàng này có dính dáng đến một số rủi ro về nguồn vốn tài trợ cho dự án (từ World Bank).

Hoặc có lần mình gặp khách hàng làm F&B tại Việt Nam, thì mới rõ được paint point của họ là: cần tính được COGS cho từng món ăn có trong từng set menu. Dựa trên việc phân rã các thành phần nguyên vật liệu có trong món ăn >> set menu đó.

Từ đó, họ có thể định giá bán phù hợp hơn theo từng thời điểm trong năm.

Hoặc nói về chuyện nội bộ của khách hàng.

Lần đó team mình đang câu một dự án, và đã bỏ ra rất nhiều effort cho dự án này. Tưởng như đã dính deal, nhưng ai dè đến phút cuối khách hàng lại rục rịch đổi CFO, và mọi thứ phải deal lại từ đầu.

Do đó, có rất nhiều thông tin thuộc về Industry Knowledge mà anh em phải để ý khi làm dự án.

Tham khảo từ Global Industry Classification Standard (GICS), mình sẽ sơ lược một số ngành mà anh em BA chúng ta có thể gặp trong tương lai như sau.

Industry Sub-Industry Sample Customers Fast-Moving Consumer Goods Food, Beverage, Tobacco, Personal Products, Household Products Unilever, P&G, Vinamilk, Vinacafe,… Transportation Airlines, Marine, Trail, Road, Infrastructure Vietjet, VietnamAirlines, VIAGS,… Health Care Equipment & Services, Pharmaceuticals (/ˌfɑː.məˈsuː.tɪ.kəl/ ), Biotechnology Careplus, Vinmec, FV Hospital,… Retail AEON, Thế Giới Di Động, PNJ, Fahasa,… Manufacturing Minh Long, Betrimex, Masan, INSEE,… Financial Banking, Financial Services, Securities, Insurance Momo, TPBank, ZaloPay, VNDirect, Prudential,… Education Preschool, K12, Undergraduate, Postgraduate Fullbright Vietnam, Hoa Sen, AIS,… Hospitality Accommodation, Restaurants & Bars, Travel & Tourism VietTravel, Capella Holdings, Condotel,… Energy Equipment & Services, Oil, Gas, Electricity, Consumable Fuels. EVN, PetroVietnam, Vietnam Japan Gas,… Construction Rinkai Nissan, Coteccons, Hòa Bình, FDC,… Real Estate Đất Xanh, FLC, VinGroup, Novaland, Nam Long,… Entertainment Film, Music, Art, Dance, Television, Games… Cát Tiên Sa, WePro, Hồng Ân, Điền Quân,…

Đọc JD tuyển BA, anh em sẽ không khó để thấy các yêu cầu như: tối thiểu X năm kinh nghiệm đối với ngành này, ngành kia. Hoặc đã từng làm dự án thuộc domain knowledge thế này, thế kia…

Tuy vậy nhưng anh em đừng lo lắng, hoang mang hồ quỳnh hương quá. Vì chưa chắc, có kinh nghiệm trong industry đó lại tốt, còn chưa có kinh nghiệm thì là không tốt, à há.

Vì nhiều lúc fresh hoàn toàn trong ngành đó, thì anh em lại có những góc nhìn đơn giản nhất, nhưng lại là bản chất của vấn đề.

Những câu hỏi đặt ra sẽ hơi mía, và có phần “ngây thơ”. Nhưng nó có thể giúp khách hàng hệ thống lại bức tranh của họ một cách rõ ràng, có nghĩa và chân thật hơn bao giờ hết ?

Nội dung ở tập 3 khá ngắn, nhưng mình muốn nhấn mạnh đến tầm quan trọng của Industry Knowledge đối với bất kỳ một người BA nào.

Tuy nhiên, yêu cầu về Industry Knowledge giữa BA ở các loại hình công ty là khác nhau. Anh em cân nhắc theo nhu cầu thực tế nhé.

Xem tiếp tập 4 ở đây: Những kỹ năng cần thiết của người làm BA (Tập 4).