4 cách quản lý cửa hàng bán lẻ và kinh nghiệm siêu hữu ích

Khi lượng hàng hóa, khách hàng gia tăng thì cũng kéo theo rất nhiều vất đề khác nhau, nhất là khi bạn lại không có cách quản lý sao hợp hợp lý và khoa học. Không chỉ giúp mọi thứ được vận hành, kiểm soát được thông suốt, hiệu quả quản lý cửa hàng đúng phương pháp còn mang lại nhiều lợi ích hơn bạn mong muốn. Vậy đâu là cách quản lý cửa hàng bán lẻ mà chúng ta nên hướng đến?

Đặc điểm nổi bật của cửa hàng bán lẻ

Muốn quản lý cửa hàng bán lẻ một cách hiệu quả và tối ưu nhất, trước hết bạn cần phải hiểu rõ về hình thức kinh doanh quá đỗi phổ biến này. Dù phổ biến là vậy, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ cửa hàng bán lẻ thì có những đặc điểm gì. Trong khi đó, những điều này sẽ ảnh hưởng đến rất nhiều vấn đề khác nhau khi kinh doanh và quản lý cửa hàng cũng nằm trong số đó. Các cửa hàng bán lẻ được biết đến với vai trò trung gian giữa các nhà sản xuất và người tiêu dùng. Họ chính là khâu lưu thông hàng hóa cuối cùng trước khi mang chúng đến tay người tiêu dùng.

Nên vì vậy mà họ là người sẽ tiếp xúc, tương tác trực tiếp với khách hàng chứ không phải các nhà sản xuất. Tuy nhiên, hiện nay nhiều doanh nghiệp đang áp dụng mô hình kinh doanh D2C, tức là bán hàng trực tiếp với người tiêu dùng. Vì vậy, quy mô bán lẻ ở nhiều mặt hàng đang có phần thu hẹp lại. Nhưng bạn vẫn có thể thấy rằng, các cửa hàng bán lẻ vẫn áp đảo hoàn toàn so với các kênh phân phối khác về mặt số lượng. Cửa hàng bán lẻ sẽ liên quan đến việc cung cấp các sản phẩm, dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng, vì vậy nó sẽ có những đặc điểm nổi bật như sau:

1. Những chủ cửa hàng bán lẻ có thể là cá nhân hoặc tổ chức thực hiện các hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường.2. Hàng hóa, dịch vụ của các cửa hàng bán lẻ thường có khối lượng nhỏ, phục vụ trực tiếp cho người tiêu dùng.3. Khách hàng của các cửa hàng bán lẻ thường là người tiêu dùng cuối cùng, mua sắm cho nhu cầu cá nhân của mình. Nên lượng hàng hóa, dịch vụ trong mỗi giao dịch cũng không quá lớn.4. Cửa hàng bán lẻ được phát triển theo quy mô, phương thức, chiến lược kinh doanh và sức mạnh chi phối thị trường khác nhau. Không phải lúc nào cũng cùng là một kiểu khuôn mẫu dập khuôn.

Tầm quan trọng của việc quản lý cửa hàng bán lẻ

Đối với các chủ cửa hàng thì tầm quan trọng của việc quản lý cửa hàng bán lẻ như thế nào thì ắt hẳn các bạn đều rất rõ. Với những người chưa kinh doanh hoặc chỉ vừa mới bắt đầu khởi nghiệp, thì phần lớn sẽ chỉ chú trọng vào vấn đề doanh số, lợi nhuận. Nhưng với những “lão làng” thì họ hiểu rất rõ muốn đi được con đường này dài lâu thì việc quản lý cửa hàng ngày càng trở nên quan trọng như thế nào.

Mặc dù cửa hàng bán lẻ “mọc” lên ngày càng nhiều nhưng thực tế thì không phải ai cũng biết cách quản lý chúng sao cho hiệu quả. Nhất là khi họ chưa đánh giá đúng về tầm quan trọng của vấn đề này thì lại càng có tâm lý chủ quan, không quá chú trọng đến. Theo đó, công việc quản lý cửa hàng không chỉ giúp hoạt động kinh doanh được vận hành một cách tốt nhất mà còn giúp bạn tìm hiểu, đánh giá để đưa ra các định hướng hay giải pháp cho từng vấn đề trong tương lai.

Quản lý cửa hàng luôn được hướng tới tính hệ thống, nó ảnh hưởng đến tất cả mọi quy trình, công đoạn trong hoạt động buôn bán của bạn. Không chỉ là hàng hóa, con người quản lý cửa hàng bán lẻ còn tác động đến cả những giá trị vô hình chung mà chúng ta luôn hướng đến. Như giá trị thương hiệu, mức độ nhận thức về sản phẩm, cửa hàng của người tiêu dùng,… Chỉ riêng với những vấn đề này đã đủ khiến chúng ta không thể “xem nhẹ” hoạt động này.

Quy trình quản lý cửa hàng bán lẻ

Quản lý cửa hàng bán lẻ là tổng hợp của rất nhiều công việc, kỹ năng và nghiệp vụ chuyên môn khác nhau. Đồng thời nó cũng được phân chia thành các đầu mục khác nhau để chủ cửa hàng hoặc người quản lý có thể vận hành một cách suôn sẻ. Vì vậy, để đảm bảo về mặt hiệu quả cần phải xây dựng một quy trình quản lý cửa hàng bán lẻ khoa học. Không phải cứ thấy việc gì cần giải quyết, cần kiểm tra, đánh giá thì lúc đấy bạn mới xắn tay áo vào thực hiện. Quản lý được cửa hàng bán lẻ tốt sẽ giúp mọi việc được vận hành thông suốt, hạn chế các rủi ro trong kinh doanh, giảm thất thoát cũng như đánh giá được năng suất làm việc, mức độ hiệu quả của phương thức bán hàng, tiếp thị.

Dù khác nhau về quy mô, phương thức kinh doanh và sức ảnh hưởng đến thị trường thì quy trình quản lý cửa hàng bán lẻ của hầu hết các đơn vị vẫn sẽ có những điểm chung nhất định. Sau đây sẽ là quy trình quản lý cửa hàng bán lẻ với đầy đủ các đầu mục công việc cụ thể.

+ Quản lý hàng hóa:• Nguồn hàng• Kiểm soát hàng tồn kho• Quản lý bán hàng• Vận chuyển hàng hóa

+ Quản lý nhân viên:• Tuyển dụng• Đào tạo và lên lộ trình phát triển• Xây dựng KPI cho nhân viên

+ Quản lý tài chính:• Đánh giá lãi, lỗ• Quản lý công nợ• Quản lý dòng tiền

+ Quản lý khách hàng:• Thu thập thông tin khách hàng • Xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng • Phân tích và lựa chọn khách hàng mục tiêu • Quản lý dữ liệu• Sử dụng hiệu quả cơ sở dữ liệu khách hàng

Các cách quản lý cửa hàng bán lẻ phổ biến

Nhằm nâng cao hiệu quả cũng như đảm bảo các yêu cầu khác nhau, bạn cần phải tìm kiếm và áp dụng cho mình một cách quản lý cửa hàng bán lẻ thực sự phù hợp. Dưới đây là 4 cách đang được nhiểu chủ cửa hàng triển khai nhất và bạn có thể tham khảo ngay cho mình.

Cách quản lý cửa hàng bán lẻ bằng sổ sách

Đây có lẽ là cách quản lý cửa hàng bán lẻ mà ai ai cũng đều biết đến, một cách truyền thống nhưng đến nay vẫn rất “được lòng” nhiều người. Phần lớn các cửa hàng bán lẻ kinh doanh theo phương pháp truyền thống thì việc quản lý bằng sổ sách rất được áp dụng nhiều đến. Việc ghi chép sẽ giúp bạn tăng khả năng ghi nhớ và cũng như lượng hóa số liệu ngay lập tức. Tuy nhiên, thay vì ghi chép theo kiểu tùy hứng, không theo một quy tắc nhất định thì bạn nên phân chia theo cột và cụ thể hóa sản phẩm bằng các ký hiệu riêng biệt.

Điều này sẽ giúp các chủ cửa hàng kiểm soát được hoạt động kinh doanh, hàng hóa,… của mình một cách tốt hơn. Nhưng bạn cần phải lưu ý rằng, cách này cũng có những hạn chế nhất định như khó thống kê, theo dõi, số sách dễ bị hỏng, thất lạc, chi phí bỏ ra cũng không nhỏ,… Ngoài ra, bạn cần phải làm tổng kết mỗi ngày để khi tiến hành kiểm kê theo tuần, theo tháng mới có thể nhanh được.

Cách quản lý cửa hàng bán lẻ bằng Excel

Cách quản lý cửa hàng bằng Excel cũng là một phương pháp quen thuộc và sự lựa chọn của nhiều chủ cửa hàng bán lẻ. Chỉ riêng với “điểm cộng” đây là một công cụ miễn phí thì đã trở thành một lý do đầy thuyết phục. Công cụ này giúp chúng ta tối giản được rất nhiều bước trong việc quản lý cửa hàng so với sổ sách truyền thống. Ngay cả với những cửa hàng lớn hơn chút vẫn có thể quản lý một cách hiệu quả với công cụ này.

Đặc biệt, nếu bạn và nhân viên của mình am hiểu các hàm tính thì việc lưu trữ, tính toán các số liệu cần thiết sẽ trở nên nhanh chóng, tiện dụng hơn rất nhiều. Mỗi một thao tác, một thuận toán đều giúp các chủ cửa hàng rút ngắn được thời gian cũng như công sức trong việc lưu trữ thông tin, số liệu về hàng xuất - nhập - tồn. Kết hợp thêm các hàm tính thì bạn sẽ không cần phải ngồi cộng từng số, từng hàng mỗi ngày, mỗi tháng,… để biết con số cuối cùng là bao nhiêu.

Cách quản lý cửa hàng bán lẻ bằng Excel sẽ giúp các bạn điều chỉnh, lưu trữ và tính toán các số liệu kinh doanh hiệu quả hơn. Nhưng điều quan trọng là việc nhập dữ liệu đầu vào cần phải đảm bảo chính xác, chỉ cần nhập sai một ô dữ liệu sẽ ảnh hưởng đến kết quả sau cùng. Khi đó, bạn sẽ phải tìm kiếm để biết lỗi sai ở đâu để sửa lại. Vì vậy, các chủ cửa hàng và nhân viên cần phải có kiến thức nhất định về Excel, bộ ứng dụng Office Micrsoft và máy tính để có thể triển khai phương pháp này.

Cách quản lý cửa hàng bán lẻ từ xa bằng camera

Không phải lúc nào các chủ cửa hàng bán lẻ cũng có mặt tại địa điểm bán hàng 100%, nhất là với những cửa hàng có quy mô lớn hoặc xây dựng thành chuỗi ở nhiều khu vực khác nhau. Hơn thế để đảm bảo thì các hầu hết các cơ sở kinh doanh trực tiếp hiện nay đều lắp đặt hệ thống camera. Vì vậy, khi nhắc đến cách quản lý cửa hàng bán lẻ từ xa thì số đông sẽ nghi ngay đến phương pháp này. Camera không chỉ giúp các bạn quản lý tốt việc khách hàng ra vào mà còn phòng trừ các trường hợp trộm cắp, thất thoát hàng hóa.

Nếu những ngày bạn không thể có mặt trực tiếp tại cửa hàng thì vẫn có thể quản lý đội ngũ nhân viên của mình từ xa bằng camera có làm việc nghiêm túc hay tình hình bán hàng, nhập hàng,… ngày hôm đó như thế nào. Ngoài ra, việc lắp đặt camera hiện nay cũng có nhiều loại và mức giá khác nhau. Nên bạn hoàn toàn có thể cân nhắc để đưa ra sự lựa chọn phù hợp với phương án tài chính của mình.

Cách quản lý cửa hàng bán lẻ bằng phần mềm

Trong thời đại số, việc ứng dụng các phần mềm vào quy trình quản lý cửa hàng đã không còn phải là điều gì xa lạ nữa. So với những cách trên, quản lý cửa hàng bán lẻ bằng phần mềm được đánh giá cao hơn cả về mặt tiện ích và hiệu quả. Các phần mềm được thiết kế với hàng loạt các tính năng đáp ứng nhu cầu, nghiệp vụ quản lý cửa hàng của các cá nhân, đơn vị. Đồng thời, nhiều phần mềm còn được liên kết với các thiết bị như máy in, máy POS nên không chỉ quản lý mà việc bán hàng cũng trở nên tối ưu hơn rất nhiều.

Hơn thế, nếu như các thông tin được lưu trữ bằng sổ sách, Excel đều có khả năng bị mất cắp, hư hỏng, ít tính chia sẻ,… thì việc sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng sẽ được giải quyết triệt để. Ngay cả khi cửa hàng của bạn có nhiều nhân viên bán hàng thì việc quản lý, giám sát hiệu quả của từng người cũng được chi tiết nhất. Nếu bạn muốn quản lý từ xa thì phương pháp này còn được đánh giá cao hơn cả với việc tích hợp nhanh chóng trên nhiều thiết bị khác nhau.

Kinh nghiệm làm quản lý cửa hàng siêu hữu ích

Ngoài việc xây dựng một quy trình và lựa chọn được phương pháp phù hợp thì bạn vẫn cần phải có những kinh nghiệm làm quản lý cửa hàng thực chiến. Bởi không có một công cụ nào có thể hoàn toàn thay thế được con người trong mọi việc và quản lý cửa hàng cũng vậy. Dù có các công nghệ, phần mềm tiên tiến nhưng bạn vẫn có thể thấy quản lý cửa hàng luôn là một vị trí công việc hot, được nhiều người lựa chọn và các đơn vị tuyển dụng thường xuyên.

Dù là chủ hay người làm quản lý được thuê về thì bạn nên tham khảo ngay những kinh nghiệm siêu hữu ích sau đây cùng chúng tôi.

+ Kiểm soát và quản lý nguồn hàng hiệu quả.• Lựa chọn nguồn hàng uy tín với giá cả hợp lý• Kiểm soát hàng hóa thông mình bằng các công cụ, phần mềm hiện đại• Phân loại hàng hóa theo từng danh mục, tiêu chí để dễ dàng quản lý

+ Tối ưu trong phương thức thanh toán cho khách hàng: Tích hợp nhiều hình thức thanh toán khác nhau để khách hàng có thể thanh toán một cách nhanh chóng và tiện dụng.

+ Quản lý đội ngũ nhân viên một cách hiệu quả.• Sàng lọc ngay từ khâu tuyển dụng• Thường xuyên, định kỳ đào tạo và quan tâm đến đội ngũ nhân viên• Có chế độ lương thưởng phù hợp với từng nhân viên• Xây dựng KPI hợp lý

+ Quản lý tài chính trong cửa hàng khoa học, mọi con số đều phải rõ ràng và minh bạch trách việc sai sót từ những khoản nhỏ nhất.

+ Trong hoạt động quản lý khách hàng đừng chỉ chăm chăm vào việc lưu trữ data mà bạn nên đầu tư vào cả mảng chăm sóc và dịch vụ. Đây chính là những công cụ giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh nhanh chóng.

Với 4 cách quản lý cửa hàng bán lẻ và kinh nghiệm siêu hữu ích được chia sẻ trên đây, mong rằng sẽ mang đến cho bạn những thông tin tham khảo thực sự giá trị. Quản lý cửa hàng dù là bán lẻ hay ở hình thức nào đều là một nhiệm vụ quan trọng hàng đầu. Doanh số, lợi nhuận, khách hàng là những con số nói lên sự thành công của bạn trong kinh doanh. Nhưng tất cả đều cần phải có một “hậu phương” vững chắc để mọi thế đều được đảm bảo.